Beispiel: Rechnung erstellen


Schritt 1: Kunden und Artikel anlegen

Unter den Menüpunkten „Stammdaten“ > „Kunden“ / „Artikel“ einen neuen Kunden od. Artikel anlegen


Schritt 2: Angebot schreiben

Den Kunden an den sich das Angebot richtet wählen Sie durch Eingabe des Firmennamens oder der Kundennummer aus und klicken mit der Maus auf den Button „anlegen“.
Über den Positionen (direkt unter der Angebotsnummer) können Sie eine individuelle Anrede erstellen. Falls Sie einen Artikel oder eine Dienstleistung nicht in die Warenwirtschaft eingepflegt haben, aber trotzdem ins Angebot (und später die Rechnung) mit aufnehmen wollen, können sie diese(n) in das Textfeld eintragen, den Preis sowie den Mehrwertsteuersatz definieren.
Wenn bereits Artikel in der Warenwirtschaft erfasst wurden und diese ins Angebot übernommen werden sollen, geben sie weiter unten in das lange Feld die Artikelnummer oder den Artikelnamen ein. Ein Dropdownfenster öffnet sich und sie können den gewünschten Artikel auswählen. Sobald sie auf den gewünschten Artikel geklickt haben, wird das obere Feld ausgefüllt. Um den Artikel dem Angebot hinzuzufügen, wählen sie das Plus-Zeichen (+).
Sie können unterhalb der Positionen zusätzlich einen individuellen Fusstext eingeben.
Auf der rechten Seite des Bildschirms finden Sie ein Menü, in dem weitere Angaben zum Angebot gemacht werden können.
Über Interna/ Aktionen können Sie das Angebot zum Auftrag machen (grüner Button).


Schritt 3: Auftrag generieren

Nachdem Sie das Icon („Zum Auftrag machen“) in der Angebotsübersicht oder direkt im Angebot ausgewählt und diesen Vorgang bestätigt haben, finden Sie ihren Auftrag im Menüpunkt „Auftragswesen“ > „Auftragspool“.
Der Auftrag kann dort bearbeitet werden. Die bereits im Angebot angebotenen Artikel können geändert, gelöscht bzw. neue Artikel hinzugefügt werden. Sie können auch hier eine individuelle Anrede/ einen individuellen Fusstext eingeben. Der Auftrag kann durch Auswahl der jeweiligen Symbole ausgedruckt (PDF wird erzeugt) oder als Emailanhang verschickt werden.


Schritt 4: Rechnung erzeugen

Rechnungen werden innerhalb eines Auftrags generiert, indem das Icon „Faktura“ gewählt wird. Auch hier muss der Vorgang bestätigt werden.
Hinweis: Der Auftrag muss vorher kommissioniert worden sein, bevor man die Rechnung generieren kann.
Die Rechnung ist nun unter „Auftragswesen“ > „Rechnungen & Gutschriften“ zu finden. Um die Rechnung zu fakturieren, muss innerhalb der Rechnung oder in der Rechnungsübersicht das Icon „abschließen“ ausgewählt werden. Dieser Vorgang muss durch den User wieder bestätigt werden. Hiernach kann die Rechnung gedruckt und an den Kunden geschickt werden. In der Rechnungsübersicht ist die offene Rechnung durch den rot hervorgehobene Betrag sichtbar. Sobald durch die Buchhaltung der Zahlungseingang festgestellt wurde, wird die Rechnung in der „Rechnungen & Gutschriften“ - Übersicht als beglichen gekennzeichnet.