Inventurlisten


Grundlagen und Start

Inventurlisten dienen grundsätzlich dem Zweck der Durchführung einer Inventur. BFM berücksichtigt hier insbesondere die Durchführung durch mehrere Personen zur gleichen Zeit und auch die Erfassung einer zweiten Zählung.

Die erfassten Bestände können, abhängig von angelegten Kriterien, auch wieder Rückerfasst werden.

Nach einem Klick im Menü Warenfluss -> Inventurlisten sind die beschriebenen Funktionen auf einem Blick einzusehen. Im Folgenden werden diese näher erläutert.


Neue Liste erzeugen

Als Kriterien für eine neue Liste können die im Folgenden genannten gesetzt werden:

  • Lager - hier wählen Sie das Lager aus, für welches Sie die Inventur durchführen möchten. Pro Liste ist es Ihnen möglich ein Lager auszuwählen.
  • Permanente Inventur berücksichtigen - bei der Auswahl von "Ja" ist es erforderlich, einen Zeitraum durch die nachstehenden Felder abzustecken. Dadurch werden für die zu erstellende Liste nur Lagerplätze berücksichtigt, die in diesem Zeitraum keine Warenbewegung hatten. Wählen Sie hier "Nein", bleibt der Zeitraum unberücksichtigt.
  • (optional) Lagerplatzeingrenzung (Position) - durch diese Option können Sie Ihre bevorstehende Inventur teilen. Geben sie hier beispielsweise eine Reihe an und in einer weiteren Liste eine andere Reihe, können zwei Personen gleichzeitig und mit einer eigenen Liste eine Inventur durchführen.
  • Name - geben Sie hier einen eindeutigen Namen für die Inventurliste ein. Derselbe Name kann nicht für mehrere Listen verwendet werden, um in den weiteren Punkten "offene Liste anzeigen" und "Rückerfassung" die gewählte Liste exakt zu bestimmen. Verwenden Sie, um dem nachzukommen, ein Schema - in etwa "Jahr-Monat-Zweck-Personenkürzel".
Klicken Sie auf "Erzeugen" um eine Inventurliste zu erstellen. Bei Fertigstellung sehen Sie eine grüne Erfolgsmeldung in der unteren linken Ecke (vgl. untenstehende Abbildung). In den weiteren Punkten können Sie dann mit der Liste arbeiten.


Offene Liste anzeigen/löschen

Um eine Inventurliste letztlich verwenden zu können, wählen Sie die zuvor erstellte Liste aus dem Drop-Down-Menü aus. Sie können wählen, ob Sie den in BFM registrierten Bestand mit auf der Liste ausgeben lassen möchten oder nicht. Ein Klick auf "Liste anzeigen" gibt die Liste zunächst im Browser zurück. Es ist jedoch auch möglich, die Liste in ein Excel-XLS zu exportieren. Inventurlisten, für die noch keine gezählte Menge in BFM registriert wurde, lassen sich durch einen Klick auf "Liste unwiederruflich löschen" entfernen. Umgekehrt ist die Möglichkeit zum Löschen nicht eingeblendet, sobald Zählungen registriert wurden.

Im untenstehenden Beispiel ist die zuvor erstellte Werkzeuginventurliste in BFM und in Excel zu sehen.


Rückerfassung Inventurliste

Eine ausgegebene und gezählte Inventurliste kann über einen Klick auf "Liste bearbeiten" rückerfasst werden. In der editierbaren Spalte "gez. Bestand" lassen sich die gezählten Bestände einpflegen. Die Tab- und auch die Enter-Taste lassen den Cursor in die nächste Zeile springen.

Eine erneute Rückerfassung derselben Liste wird in BFM als 2. Zählung gewertet.

Die untenstehende Abbildung zeigt am Beispiel der Werkzeuginventur, dass die registrierten Bestände weitestgehend mit den gezählten übereinstimmen. Nur bei den Schraubenschlüsseln wurden 10 Artikel weniger gezählt, als in BFM registriert waren.


Auch die Rückerfassungsliste lässt sich sowohl in BFM einsehen, als auch in Excel exportieren. Der Button "Liste (inkl. Abweichungen) exportieren führt zu dem wie im unten aufgeführten Bild am Beispiel der oben verwendeten Werkzeuginventur.

Standardmäßig ist diese Liste absteigend nach der Differenz im Warenwert sortiert. Klicks auf eine bestimmte Spalte der Tabellenkopfzeile sortieren die Liste aufsteigend nach diesem Spalteninhalt. Ein erneuter Klick auf denselben Spaltenkopf sortiert die Ansicht absteigend.


Vergleich Inventurbestand nach Artikelliste

Um letztlich die gezählte Menge mit dem in BFM registrierten Bestand abzugleichen und über Inventurbuchungen entsprechend anzupassen, klicken Sie unter "Vergleich Inventurbestand nach Artikelliste" auf "Anzeigen". In diesem Punkt laufen die Angaben aller Inventurlisten zusammen. Also auch diejenigen, die noch nicht rückerfasst wurden und für jeden Artikel einen gezählten Bestand von 0 zeigen!

Ohne die Eingrenzung auf ein Lager, werden alle Lager in der resultierenden Anzeige berücksichtigt. Zusätzlich können Sie die Anzeige auf Artikel eingrenzen, die "auf Inventurlisten" (bei Listen mit permanenter Inventur notwendig) stehen.

Die untenstehende Abbildung zeigt den Abgleich am Beispiel der Werkzeuginventur.


Hier ist der einzelne unstimmige Punkt rot markiert. Die Differenz wird sowohl im Bestand, als auch im Warenwert aufgeführt. Es ist auch möglich, dass hier Felder mit einer Differenz von 0 rot markiert sind. In diesem Fall wurde für den Artikel, der auf mehreren Lagerplätzen vorrätig ist, zu BFM abweichende Bestände gezählt, die in der Summe jedoch keine quantitative Abweichung ergeben.

Sämtliche Abweichungen können mit einem Klick auf "Alle angezeigten Bestandsabweichungen verbuchen" als Inventurbuchungen in BFM verbucht werden. Berücksichtigen Sie hier jedoch, dass keinerlei Details der Abweichungen hinzugezogen werden. Dazu gehört, dass Bestände aus zwischenzeitlich neu erstellten und noch nicht rückerfassten Inventurlisten genullt werden oder Tippfehler unberücksichtigt bleiben!

Mit einem Klick auf den Wert in der Spalte "Diff. Bestand" können Sie Details über die Zählung einsehen.


Wie Sie in der obenstehenden Abbildung am Beispiel der Abweichung bei der Zählung der Schraubenschlüssel sehen können, befindet sich dieser auf einem Lagerplatz, auf dem 10 Stück weniger gezählt wurden, als registriert waren. Würde derselbe Artikel auf mehreren Plätzen verteilt lagern, würde Sie dies hier einsehen können. Mit einem Klick auf "Alle Abweichungen als Inventurbuchungen einspielen" wird der Bestand des Artikels als Inventurbuchung, inklusive der Nennung der jeweiligen Inventurliste (gewählter Name bei der Erstellung), in BFM registriert.

Ein Klick auf "Bestand bearbeiten" hingegen, führt in den Dialog, den Sie aus der Stammdatenpflege der Artikel->Lager kennen.

Die untenstehende Abbildung zeigt, dass der Schraubenschlüssel laut BFM aktuell 20 mal im Werkzeuglager auf Platz 100 vorrätig ist. Hier können Sie das Lagerbuch detailliert pflegen. Da nur 10 Artikel gezählt wurden, können Sie beispielsweise den Bestand hier verringern oder auch einen anderen Lagerplatz (in einem anderen Lager) anlegen, auf dem die fehlenden 10 Artikel liegen.


Schließlich können Sie sämtliche, für das gewählte Lager erstellten, Inventurlisten mit Klick auf "Inventurlisten für Lager ... abschließen" schließen. Somit ist der gesamte Inventurprozess bestehend aus

  1. Inventurliste erstellen
  2. Liste ausgeben
  3. gezählte Liste rückerfassen und
  4. Bestände aktualisieren bzw. verbuchen
vervollständigt.